أخصائي تنفيذ ومتابعة

المسؤوليات الأساسية

الأنشطة

التشغيلية\ التخصصية

• تنفيذ التعليمات والقرارات والتوجيهات الصادرة من الرئيس المباشر والمتعلقة بمتابعة أنشطة العمل والتنسيق والمتابعات الإدارية.
• متابعة إعداد التقارير والمراسلات المطلوبة على مستوى الرئيسي المباشر واعتمادها وفق الإجراءات المعتمدة وتوزيعها وفق التعليمات.
• متابعة الأعمال المكتبية وتوفير كل ما يحتاجه المكتب من خدمات واحتياجات بالتنسيق مع مختلف الأطراف المعنية.
• تنسيق الاجتماعات والتحقق من اكتمال ودقة المستندات اللازمة لها، ومتابعة إعداد كافة جداول الاعمال ومحاضر الاجتماعات ذات الصلة وتوثيقها وتوزيعها وفق التعليمات.
• تدقيق المراسلات والمحاضر والتقارير التي يتم إعدادها من فريق العمل بالمكتب ومتابعة تنفيذها وفق التعليمات.
• التنسيق مع الجهات الخارجية والوحدات التنظيمية داخل الوزارة بخصوص ما يحتاجه الرئيس المباشر أو يطلبه منه من تقارير ووثائق ومتطلبات مؤشرات الأداء ومبادرات التميز والإستراتيجية، ومتابعة تنفيذ متطلبات العمل والمبادرات المشتركة وفق التوجيهات.
• استقبال طلبات موظفي القطاع وشكاوى وتظلمات المتعاملين والفئات المعنية وتحويلها للمعنيين ومتابعة تقديم الإجابات والردود الرسمية.
• تقديم الدعم وتنفيذ إجراءات التنسيق لمتطلبات مشاركة الرئيس المباشر في الاجتماعات والمهام الرسمية داخل الدولة وخارجها.
• التواصل والتنسيق مع مختلف الأطراف المعنية لتبليغها بالقرارات الصادرة وفق توجيهات الرئيس المباشر، ومتابعة نتائج التنفيذ وفق التوجيهات.
• إعداد كافة المراسلات والردود والتعاميم ومحاضر الاجتماعات واللقاءات المرتبطة بمتطلبات عمل الرئيس المباشر وتبليغ كافة الأطراف المعنية بالقرارات الصادرة وفق توجيهات الرئيس المباشر.
• أي مهام أخرى يكلف بها خلال فترة محددة من قبل الرئيس المباشر ذات صلة بالهدف العام للوظيفة.
• القيام بأية مهام تطلب من الرئيس المباشر ومرتبطة بطبيعة العمل.

التشغيلية العامة

• تقديم الدعم والمساعدة للوحدات التنظيمية الأخرى في الوزارة فيما يتعلق بالمسائل المتعلقة بالوظيفة.
• التكيف والمشاركة في أي برامج أو تغييرات تطرأ في الوزارة، بما في ذلك المبادرات الاستراتيجية والتشغيلية وبرامج تحسين الأداء، والقيام بأي أعمال ذات صلة تنجم عن هذه التغييرات كجزء أساسي من وصف الوظيفة وعقد العمل.
• المساهمة في تنفيذ وتسليم أي أنشطة عند الضرورة لضمان استمرارية العمل في غياب الزملاء الآخرين.
• الاعتناء بالصحة والسلامة في بيئة العمل والتأكد من الالتزام بترشيد واستدامة الموارد المؤسسية.
• تقديم الأفكار الإبداعية التي من شأنها تطوير بيئة العمل وتحسين الإجراءات.
• نقل المعرفة العملية إلى زملاء العمل بشكل مستمر والمساهمة الفعالة في إدارة المعرفة المؤسسية واستدامتها.

المتطلبات الأكاديمية والخبرات العملية

الشهادة العلمية

إلزامي

اختياري

ثانوية عامة

دبلوم

بكالوريوس

ماجستير

سنوات الخبرة

لا ينطبق

(5)

(0)

لا ينطبق

التخصص

إدارة أعمال أو الإدارة العامة أو ما يعادلها